Vous souffrez de réunionite ? Voici des pistes pour vous en sortir

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La pandémie a fait grimper le nombre de réunions… Or elles sont souvent trop longues et inutiles. Partout dans le monde, des chefs d’entreprise essaient de trouver des solutions. Explications.

Devoir assister à un nombre trop important de réunions était déjà un problème pour de nombreux salariés avant la pandémie. Le travail à distance, la multiplication des outils et le recours désormais quasi généralisé à des formes hybrides mêlant présentiel et distanciel semblent avoir aggravé le sentiment d’épuisement lié à la réunionite, qui allonge encore plus les journées de travail. À Londres, le Financial Times s’est penché sur ce phénomène.

Joe Allen, professeur de sciences de l’organisation à l’université d’Utah et coauteur de Suddenly Hybrid. Managing the Modern Meeting (“Soudainement hybride. Organiser la réunion moderne”, inédit en français), a expliqué au journal que la réunionite signifie que les managers passent environ les trois quarts de leur temps à être en réunion ou à s’y préparer. Pis encore : “une mauvaise réunion entraîne trois réunions supplémentaires”, affirme ce spécialiste.

Phil Libin, cofondateur et PDG de mmhmm, une entreprise de communication vidéo, a raconté au quotidien britannique qu’il avait environ 9,5 réunions par jour avant la crise sanitaire et qu’elles duraient en moyenne une heure. Pendant la pandémie, ce chiffre a grimpé à 14 réunions par jour. Phil Libin n’en pouvait plus. Il a donc pris une mesure radicale : annuler presque l’intégralité des réunions. Toutes les activités de l’entreprise se font désormais de façon asynchrone. “La seule chose que nous devrions faire de façon synchrone, c’est avoir une conversation”, renchérit Phil Libin.

Quelles solutions adopte-t-on ailleurs ?

Il existe d’autres solutions moins radicales. Joe Allen suggère de limiter les intervenants habitués à monologuer et de toujours commencer à l’heure. Il déconseille en revanche de fixer des jours sans réunion car cela engorgerait le reste de la semaine et ne reviendrait au fond qu’à déplacer le problème.

Aux États-Unis, Gihan Amarasiriwardena, le cofondateur de Ministry of Supply, une marque de vêtements, n’est pas tout à fait de cet avis. Il a défini des plages horaires sans réunion et a ainsi réussi à en faire passer le nombre de 32 par semaine en avril 2020 à environ 18 par semaine aujourd’hui. Dans son entreprise, il y a un temps pour “faire” et un temps pour “manager”. Le temps pour “faire” est marqué par la concentration sans interruption ; et le temps pour “manager”, par des échanges et des réunions.

Au Danemark, Henrik Stenmann, le PDG d’Internet Intelligence House Nordic, une entreprise de stratégie et marketing numériques, a réduit le temps de chaque réunion de quarante-cinq minutes à vingt minutes, a donné à ses employés la possibilité de refuser de participer à une réunion s’il n’y a pas d’ordre du jour et a supprimé tous les écrans pendant les réunions afin que tout le monde reste concentré. Rien de pire, selon lui, que l’impression qu’on peut “multitasker”… alors qu’en réalité on s’éparpille.

Au Royaume-Uni, James Macnamara, directeur des opérations à Blink SEO, une entreprise de marketing et référencement numériques, encourage ses employés à avoir des horaires très précis : 12h30-15h30 pour les réunions, et deux fenêtres, de 9 heures à 9h30 et de 17 heures à 17h30 pour la communication interne.

Quelle que soit la stratégie, le Financial Times attire l’attention sur trois points :

  • Ces décisions qui impliquent l’organisation générale ne peuvent venir que de la direction. Il faut donc qu’elle ait pleinement conscience du problème et ait envie d’y remédier.
  • Réduire les réunions, c’est bien, mais gare à ne pas se laisser submerger par un flux ininterrompu de messages sur Slack, par exemple. Cela peut être tout aussi pénible et chronophage.
  • Enfin, la course à l’efficacité maximale peut nuire à la créativité, à la nuance, aux interactions sociales. Car, oui, les réunions, c’est aussi ça. Parfois.

Source

Fondé en 1888 sous le nom de London Financial Guide, un journal de quatre pages destiné “aux investisseurs honnêtes et aux courtiers respectables”, le Financial Times est aujourd’hui le quotidien financier et économique de

[…]

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